Нові правила у "Дія.City": Гіг-контракти без актів виконаних робіт – чи все так просто?

За три роки до спеціального податкового простору "Дія.City" вже приєдналося 1 555 компаній. У них задіяно близько 100 тис. людей, із них 60% працюють за трудовими договорами, а 35% – за гіг-контрактами, які ввели у законодавче поле України спеціально для резидентів "Дія.City".

Однак останнім часом у режимі "Дія Сіті" відбулося чимало змін, зокрема в питаннях утримання ПДФО, нарахування ЄСВ у перший місяць статусу резидента, оподаткування у разі невідповідності вимогам резидентства, звільнення від ПнВК при благодійній підтримці ЗСУ, а також уточнення кола осіб, які не можуть отримати статус резидента.

Одна з цих змін стосується підтвердження виконання гіг-спеціалістами своєї роботи. Про що мова? У статтю 20 ЗУ "Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні" від 15.07.2021 № 1667-IX (Закон № 1667) було внесено частину 8:

"Якщо інше не передбачено гіг-контрактом, факт виконання робіт (надання послуг) за гіг-контрактом підтверджується звітними документами, сформованими резидентом Дія Сіті в інформаційно-комунікаційній системі (програмному забезпеченні), що забезпечує збереження та облік інформації про виконані роботи (надані послуги), і не потребує складення додаткових актів чи інших документів за умови оплати виконаних робіт (наданих послуг), що підтверджується відповідними документами про оплату".

Ці зміни набули чинності з 1 січня 2025 року.

Чи дійсно акти виконаних робіт більше не потрібні?

Ще до внесення змін Закон №1667 не вимагав обов’язкового складання актів виконаних робіт гіг-спеціалістами. Однак на практиці вони використовувалися для фіксації обсягу виконаних робіт і відображення винагороди. Здавалось, що нововведення спростить процес документування, але чи не створює це ризиків?

Умови нескладання актів

Положення щодо можливості нескладання актів виконаних робіт містить три ключові умови:

1. Нескладання актів має бути передбачено гіг-контрактом.
2. Факт виконання робіт підтверджується звітними документами, сформованими в інформаційно-комунікаційній системі резидента.
3. Оплата виконаних робіт підтверджується відповідними документами.

З першою умовою все очевидно: потрібно прописати відповідний порядок у гіг-контракті. Однак деталі залежатимуть від того, як документується робота.

Що таке звітні документи?

Законодавець не дає чіткого визначення звітних документів. Це можуть бути табелі обліку часу або інші документи, що, наприклад, фіксують час виконання та деталізують виконані завдання. Програмне забезпечення для їх створення не обмежене. Водночас, Закон не вимагає, щоб ці документи були підписані кваліфікованим електронним підписом, що зазвичай є обов’язковим для електронних документів.

Бухгалтерський облік

Для обліку господарських операцій потрібні первинні документи, що містять:

• назву документа;
• дату складання;
• назву підприємства;
• опис та обсяг операції;
• посади, прізвища відповідальних осіб;
• підпис або інші дані для ідентифікації.

Раніше Мінфін роз’яснював, що оплачений інвойс може вважатися первинним документом, якщо містить усі ці реквізити. Така ж аналогія прослідковується і з документами на роботу гіг-спеціаліста, що така робота має бути оплачена. Проте роз’яснення Мінфіну стосується лише інвойсів.

Податковий облік

Для податкового обліку важливі первинні документи, що підтверджують розрахунки. Контролюючі органи зосереджують увагу саме на них при перевірках.

Рекомендації

Поки ДПС або Мінфін не нададуть роз’яснень, варто оформлювати звітні документи з усіма необхідними реквізитами первинного документа або продовжувати складати акти виконаних робіт для більшої надійності.

Звітні документи можуть бути узагальненими для всіх гіг-спеціалістів, але оформленими належним чином.

Тому можна сказати, що спрощення щодо актів виконаних робіт дійсно полегшує роботу гіг-спеціалістів, але для резидентів "Дія Сіті" це несе певні ризики у підтвердженні витрат та правильності утримання ПДФО й військового збору із виплат. У реальній практиці акт виконаних робіт залишається ключовим документом, особливо якщо винагорода передбачає не лише базову оплату, але й додаткові виплати, або розраховується на основі кількості годин. Зазвичай саме в актах ці деталі фіксуються.

Таким чином, складання звітних документів, що підтверджують виконання робіт, варто здійснювати з дотриманням усіх обов’язкових реквізитів первинних документів. Акти виконаних робіт теж доцільно продовжувати використовувати до моменту, поки не буде отримано роз’яснення щодо застосування цієї норми або сформується практика її застосування. Адже під час перевірок контролюючі органи більше довіряють документам, підписаним двома сторонами, ніж тим, що створені в односторонньому порядку.

Головне, що звітний документ у межах нового підходу може містити узагальнену інформацію про всіх гіг-спеціалістів, що полегшить його складання й використання.